Студенты МФУ проходят практику в томской областной Думе
Учет, контроль, планирование - три кита, на котором держится эффективное управление. Об этом знают студенты второго курса МФУ Томского Государственного университета, обучающиеся по специальности «Документационное обеспечение управления». Сегодня студенты пришли на учебно-ознакомительную практику в Государственную Думу Томской области. Вел семинар руководитель аппарата Думы Сергей Дмитриевич Кузнецов.
- Вы выбрали нужную и востребованную профессию. Поскольку грамотные управленцы всегда испытывают нехватку специалистов вашей сферы деятельности, - начал свое выступление Сергей Дмитриевич. - Достаточно заглянуть в два кабинета любого госучреждения, чтобы сделать вывод относительно эффективности работы этого учреждения. Эти кабинеты - канцелярия и уборная. Если два эти объекта находятся в идеальном состоянии - имеется в виду существо их работы - тогда можно говорить о порядке во всем учреждении.
В любом госоргане есть так называемая инструкция, которая прописывает технологию работы с документами. В областной Думе есть своё ноу-хау - электронный классификатор входящей и исходящей корреспонденции. «Это незаменимая система, которая позволяет держать на контроле каждую бумажку», - отметил руководитель аппарата Думы.
- Если мысль четко не прописана в документе, и нет ясности - кто, что и когда должен сделать - любая система становится неэффективной. Вследствие чего мы получаем негативное отношение к бюрократизму как таковому. А настоящее демократическое управление предполагает наличие огромного количества бумаг, ведь всё должно быть урегулировано законодательством, на каждый жизненный случай должен быть свой закон. Можно поменять всё - физические каналы передачи данных, применять самые современные информационные технологии, но принцип останется прежним - преобразование установленного порядка работы с документами.
- Знание закона, знание инструкции и грамотное применение их на деле - это и есть азы любого управления. С этого начинается все управление, - в этом уверен староста группы студентов Михаил Колесниченко. - Мне понравилось, что сегодня мы затронули вопросы, которые интересуют всех документоведов, я имею в виду тех специалистов, которые уже работают в системе. Проблема в том, что существует разброд в системах, которые приняты на абсолютно всех уровнях власти и предприятиях. Например, сегодня широко используется система «Дело», но вместе с тем применяются и другие программы. Несоответствие этих систем приводит к замедлению в работе организаций, вследствие чего теряется много времени и ресурсов. Вторая проблема касается моей темы - электронная цифровая подпись, которая могла бы существенно ускорить обращение документов. Жаль, что на федеральном уровне этот вопрос не проработан окончательно - все это приводит к потере времени. Отмечу, что сегодняшняя встреча - это наша первая подобная практика. Ранее был небольшой опыт общения с работниками канцелярии областной администрации. В этой связи могу сделать вывод - в областной Думе работа организована на более высоком уровне.