Городской конструктор.
Волонтёры: где искать и как правильно с ними работать
Проекты любого масштаба иногда нуждаются в волонтёрах, которые готовы безвозмездно помочь.
Помощники присоединяются по своей инициативе, если это подходит им по духу. Убирают захламлённые помещения, администрируют мероприятия и выполняют много других задач, на которые не хватает рук. Со временем они могут стать вашими амбассадорами или будущими сотрудниками.
Онлайн-школа городских предпринимателей Vector разобралась, как найти волонтёров для своего проекта и продуктивно сотрудничать с ними.
Где искать
Самые распространённые каналы поиска — социальные сети, СМИ, организованные группы волонтёров и сарафанное радио. Но для начала нужно определить, ищете вы людей с какими-либо определёнными навыками, или это не определяющий критерий поиска. Если в вашем городе проходят мероприятия, на которые привлекают волонтёров, вы можете объединиться с их организаторами и обмениваться базой помощников, или найти в социальных сетях локальные сообщества, посвящённые волонтёрству.
Когда привлекать
Ищите волонтёров, когда точно знаете объем работы: сколько вам нужно людей и на какие задачи. Чем детальнее вы пропишете обязанности, тем быстрее найдёте помощников. Совершенно неправильно устанавливать дополнительные требования, когда волонтёр уже присоединился к проекту. Всё должно быть оговорено в самом начале. Если есть сайт или группа в социальных сетях, разместите там ответы на все главные вопросы, которые могут возникнуть у людей.
Зачем это волонтёру
Позаботьтесь заранее о том, чего ждёт от вас человек и какая у него мотивация, чтобы знать, подходит ли он вам и что вы должны дать ему взамен. Кто-то хочет просто быть причастным к интересному событию, классной идее или известному бренду. Кто-то присоединяется к проекту затем, чтобы обзавестись единомышленниками или профессиональными связями. Поэтому нужно организовать работу так, чтобы волонтёры максимально взаимодействовали друг с другом и другими участниками и организаторами события. Иногда волонтёры присоединяются к тем проектам, которые рассматривают в качестве своего будущего места работы.
Познакомьте волонтёров с командой, расскажите, как все устроено. Важно заранее сообщать обо всех бонусах и условиях сотрудничества. Каждая компания может предложить что-то своё: еду, трансфер до места работы или бесплатное посещение всех событий, которые вы проводите. Также вы можете вручить небольшие подарки: наклейки, ручки, футболки, резиновые браслеты с символикой вашего проекта. Помните, что почти всегда волонтёрам нужны рекомендательные письма или отзывы.
Как отбирать претендентов
Каждому кандидату нужно ответить, что его заявка принята или отклонена. Во втором случае необходимо объяснить почему. Следующий этап — встречи с волонтёрами, на которых вам нужно подробно презентовать проект или мероприятие, рассказать о целях и задачах, а также познакомиться с ними. Идеально, когда каждый волонтёр может высказаться в формате: кто он, почему ему это интересно и что он планирует получить от сотрудничества. После встречи становится понятно, кого из кандидатов вы приглашаете в проект.
Волонтёров можно обучить: организовать курсы, подготовить статьи или инструкции. На этапе отбора можно дать небольшое тестовое задание, чтобы понять, кто вам подходит и действительно хочет помогать. Все это создаст определённую ценность и мотивирует человека: так он поймёт, что в ваш проект всех подряд не берут. Прежде всего нужно отобрать ответственных и вовлечённых кандидатов, а уже потом выбирать удобный канал и форму взаимодействия.
Как работать
Когда вы определили команду волонтёров, нужно выбрать удобный канал для связи. Это может быть группа в социальных сетях или чат в любом мессенджере — там нужно оперативно размещать информацию о том, когда вам нужен волонтёр и что от него требуется. Также можете сформировать базу с информацией о кандидате: имя, телефон, почта, чем занимается и чем может помочь. По этой базе можно делать рассылку и информировать обо всех проектах и встречах.
Важно, чтобы у волонтёров был главный координатор, который распределяет всех по местам и объясняет, что требуется от помощника. Постоянно контролируйте процесс и помогайте волонтёрам, чтобы они не чувствовали себя брошенными. Также важно вовлекать людей в процесс, чтобы они понимали, что имеют право высказаться или предложить идею, что-то оптимизировать или сделать лучше.
Волонтёр не должен чувствовать, что выполняет какую-то чёрную работу, поэтому с ним нужно вести себя на равных. Все должны быть одинаково вовлечены в процесс. Например, если нужно расставить стулья, то вместе с волонтёрами это должен делать кто-то из команды организаторов.
Как оценивать работу
Главные критерии — соблюдение графика и качество выполненной работы. Лучше всего оценивать это совместно с волонтёром, чтобы он понял, что сделал и что не сделал. Но в то же время помните, что волонтёр — это не работник, он ничего вам не должен. Поэтому будьте готовы, что иногда люди обещают и не приходят. Рассчитывайте свои ресурсы так, чтобы можно было исправить ситуацию. Например, пригласите чуть больше волонтёров, чем нужно.
В случае если человек неоднократно подводил вас, можно отметить это в базе. Это будет значить, что вы больше на него не рассчитываете. Важно объяснить, чего лишается человек, если нарушает условия сотрудничества. Например, всех бонусов или рекомендательного письма. Но в любом случае старайтесь сохранить нормальные отношения.
Примеры того, как волонтёры помогают проектам
«Том Сойер Фест», Самара
Фестиваль «Том Сойер Фест» направлен на восстановление исторической среды: жители города своими силами красят дома, заменяют в них испорченные детали и объясняют жителям, зачем они это делают. С 2016 года фестиваль проходит и в других городах.
Наш проект изначально предполагался как волонтёрский, поэтому первыми волонтёрами стали мы сами. Наш журнал „Другой город“ к моменту запуска фестиваля уже полтора года писал о проблемах исторической среды, её ценности и положительных примерах в других городах и странах. Аудитория, которой это интересно, уже образовалась вокруг медиа. Эти люди и влились в проект на первом этапе. Перед стартом фестиваля мы рассказываем о графике работ и приглашаем всех желающих через свои ресурсы: сайт и социальные сети. Организованными группами волонтёров не пользуемся принципиально, потому что нам важно, чтобы все участники чётко представляли, зачем они это делают. Поэтому на почве интереса к историческому наследию завязываются знакомства и даже дружба между волонтёрами вне фестиваля. Главная мысль, которую мы доносим до участников, чтобы им хотелось поддержать фестиваль, — „что-то изменить — это реально“. В доказательство этому есть картинки домов „до“ и „после“ нашей работы. Репутацию журнала и организаторов мы инвестируем в проект, поэтому за качество работ и изменения отвечаем сами.
Дом со львом, Саратовская область
«Дом со львом» — это деревянный дом с уникальными старообрядческими росписями в селе Поповка с населением 260 человек. Юлии Тереховой и Максиму Музалевскому удалось спасти дом от разрушения и превратить его в музей, а рядом ещё построить культурный центр. Здесь проводят мероприятия для селян, вывозят школьников в образовательные поездки и развивают местный туризм.
В 2011 году я разместила в „Живом Журнале“ информацию о том, что есть такой дом. Выкладывала фотографии, говорила, что я неимущий студент Европейского университета, и приглашала спасать этот памятник вместе. Это сработало: волонтёры стали приезжать, мы даже организовывали волонтёрские выезды.К моему счастью, подбирались такие люди, которые лучше меня понимали, как что приколотить, где что убрать, как вынести мусор и что не надо больше двадцати кирпичей девочке носить. Когда пересматриваю фотографии того, как выглядел дом, понимаю, что ребята проделали колоссальную работу: столько всего расчистили и привели в порядок. Наши волонтёрские лагеря продолжают существовать. Люди, которые приходят в команду или что-то делают для нас, могут появиться из разных мест. Например, незнакомый мужчина в поезде так заинтересовался нашим проектом, что подарил веб-камеру, чтобы мы снимали все происходящее. Волонтёры в нашем проекте — это ещё и эксперты, которые проводят в доме мероприятия, тем самым формируют культурную программу и развивают местное сообщество. Мы организовали волонтёрский лагерь для журналистов, которых мы привлекли как волонтёров. Предложили, чтобы они как-то помогли нам и потом рассказали об этом историю. В рамках лагеря мы провели двухдневный мастер-класс по журналистике для детей из Поповки и Хвалынска.
