Почему руководителей надо учить проводить совещания

Совещания — важный, но затратный инструмент управления. По данным исследований, руководители тратят до 23 часов в неделю на встречи, при этом их эффективность составляет лишь 69%.

В 2023 году среди 50 руководителей крупной производственной компании (более 10 000 сотрудников) выяснилось:

• 46% рабочего времени уходит на совещания,

• их эффективность — всего 56%,

• потери времени достигают 400 часов в год.

Мировая практика также подтверждает проблему: в 2019 году неэффективные встречи обошлись американским компаниям в $399 млрд.

Почему совещания бывают неэффективными?

Главная причина — БУЗ (Большое Управленческое Заблуждение). Это ситуация, когда на встрече начинают обсуждать важный, но незапланированный вопрос. Классический пример: «Раз уж мы все здесь собрались, давайте затронем эту тему».

Как реагировать на внеплановые вопросы?

Прежде чем переключаться на новую тему, проанализируйте ее по четырем критериям:

1. Срочно ли это?

2. Важно ли это?

3. Касается ли всех присутствующих?

4. Есть ли достаточно информации для решения?

Если большинство ответов «нет» — вопрос лучше отложить. Если «да» — скорректируйте повестку.

Как действовать дальше?

1. Четко обозначьте дальнейшие шаги, чтобы все участники понимали план действий.

2. Если вопрос требует немедленного обсуждения:

   • Пересмотрите повестку: сократите время на другие темы или перенесите их.

   • При необходимости продлите встречу.

Ошибки, которых стоит избегать

• Обсуждение без анализа. Не погружайтесь в тему, пока не оценили ее по четырем критериям.

• Игнорирование запланированных вопросов. Внезапная проблема не должна вытеснять остальные пункты.

• Привлечение лишних людей. На совещании должны быть только те, кто реально влияет на решение.

• Путаница между «важно» и «интересно». Не все увлекательные темы полезны для бизнеса.

• Смешение корпоративных и личных целей. Фокус должен быть на общих приоритетах.

Вывод

Один из ключевых факторов успеха — четкий регламент. Определите продолжительность встречи, назначьте ответственного за тайминг и строго следуйте повестке. Используйте техники фасилитации, чтобы удерживать фокус на главном: фиксируйте решения, назначайте сроки и исполнителей. Внедряйте правило «без гаджетов» — это снизит рассеянность участников. После совещания рассылайте краткие итоги с конкретными action points. Такой подход экономит время и повышает вовлеченность команды. Помните: хорошее совещание — это не долгий разговор, а четкий план действий.

Совещания могут быть эффективным инструментом, если ими грамотно управлять. Важно проводить системное корпоративное обучение руководителей.