Как подписать ЭЦП документы: просто, быстро и со смартфона

Для большинства сотрудников электронная подпись звучит сложно: кажется, что нужны какие-то токены, установка программ и поход в офис. На деле всё проще, и когда нужно подписать эцп документ — заявление, согласие, ознакомление с приказом, — это занимает буквально пару минут прямо с телефона. Современные сервисы убрали из процесса всё лишнее: не нужно ничего скачивать, разбираться в настройках или идти к кадровику. Подпись ставится со смартфона, в любом месте, где есть интернет. В этой статье разберём, как именно подписываются документы онлайн, чем электронная подпись отличается от обычной и почему ей можно доверять. Всё объясним простым языком, без технических сложностей.

Что значит подписать документ электронной подписью

Подписать документ электронной подписью — значит подтвердить его так же, как обычной подписью на бумаге, только в цифровом виде. Электронная подпись юридически равнозначна собственноручной (при соблюдении условий), поэтому подписанный электронно документ имеет полную силу — его не нужно дублировать на бумаге. Для сотрудника это удобно: не надо распечатывать, нести на подпись, ждать, пока документ вернётся. Всё происходит в телефоне или в браузере.

Видов подписи несколько, но сотруднику обычно не нужно в этом разбираться — система сама подбирает подходящий под документ. Чаще всего для кадровых документов используется усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП), которую можно бесплатно выпустить прямо в сервисе за несколько минут, без похода в удостоверяющий центр.

Как подписать документы онлайн за пару минут

Процесс максимально простой. Сотруднику приходит уведомление — по push, email или в мессенджер — что появился документ на подпись. Он открывает его на телефоне или компьютере, читает и подтверждает подпись. Всё. Подписать документы онлайн можно с любого устройства без установки приложения, что особенно удобно тем, кто не хочет ставить лишние программы. Подписание идёт «в одну-две кнопки», а это значит меньше шагов и меньше шансов запутаться.

Сервис Добыто делает этот путь предельно понятным: уведомления приходят сразу, подписать можно через «Госуслуги» или приложение «Госключ» (подпись от Минцифры при этом бесплатна), а вход возможен под учётной записью Госуслуг — без отдельной корпоративной почты. Если у сотрудника поменялись паспортные данные или фамилия, новая подпись выпускается автоматически, и подписывать документы можно дальше без перерыва.

Эксперт компании «Добыто», специалист по электронной подписи: "Сотрудники часто боятся электронной подписи, пока не попробуют. А попробовав, удивляются: подписать эцп онлайн оказывается проще, чем найти ручку и принтер. Никаких токенов, всё с телефона, уведомление пришло — открыл, прочитал, подтвердил. Чем меньше шагов, тем спокойнее людям, и тем быстрее компания переходит на цифру."

Можно ли доверять электронной подписи

Да, и даже больше, чем бумажной. Система ставит метку времени в момент подписания и проверяет подпись, фиксирует, кто и что подписал, в журнале событий. Сотрудник видит только свои документы — чужие данные ему недоступны. Передача данных идёт по защищённому каналу, а сами документы хранятся в электронном архиве. То есть подписанный документ не потеряется, его всегда можно найти, и факт подписания легко подтвердить — это защищает и компанию, и самого работника.

Почему подписывать документы электронно удобно сотруднику:

• подпись со смартфона с любого устройства без установки приложения;
• бесплатный выпуск подписи за несколько минут, без визита в офис;
• вход и подписание через «Госуслуги» и «Госключ»;
• уведомления о новых документах по push, email и в мессенджер;
• автоматический перевыпуск подписи при смене данных.

Как подписать документ электронной подписью с телефона: пошаговая инструкция

Частые вопросы

Нужно ли что-то устанавливать, чтобы подписать документ?

Нет. В Добыто подписать документ можно с любого устройства без установки приложения — прямо в браузере или с телефона. Это удобно тем, кто не хочет ставить дополнительные программы.

Электронная подпись — это так же законно, как подпись ручкой?

Да, при соблюдении условий электронная подпись юридически равнозначна собственноручной, а документ не нужно дублировать на бумаге. Добыто поддерживает разные виды подписи и сам подбирает нужный под документ, поэтому подписанный документ имеет полную силу.

Где взять электронную подпись, если у меня её нет?

Её не нужно искать на стороне. Облачную подпись можно бесплатно выпустить прямо в сервисе Добыто за несколько минут, либо подписать через «Госключ» — подпись от Минцифры бесплатна. Поход в удостоверяющий центр не требуется.

Что делать, если я сменил фамилию или паспорт?

Ничего особенного — новая подпись выпускается автоматически, и подписывать документы можно дальше без перерыва. В Добыто это происходит без ручных операций, поэтому документооборот не останавливается.

Не потеряются ли мои подписанные документы?

Нет, все подписанные документы хранятся в вашем личном кабинете в электронном архиве, и их всегда можно найти. Добыто фиксирует факт и время подписания, поэтому подтвердить, что вы подписали документ, легко в любой момент.

Подписать рабочий документ электронной подписью оказывается проще, чем кажется: пара минут, телефон и интернет — без токенов, очередей и распечаток. Попробовать, как удобно подписывать документы со смартфона, можно на dobyto.ru, где подпись выпускается бесплатно, а уведомление о новом документе приходит сразу.