Переезд офиса: хранение документов и рабочие места

Переезд офиса — это сотни коробок и один-два дня, за которые всё должно оказаться на своих местах. Больше всего хлопот с документами: их нельзя потерять, перепутать и оставить без присмотра в коридоре бизнес-центра. Проще всего тем, кто навёл порядок заранее: бумаги упакованы по шкафам и полкам, мебель едет пустой, а на новом месте каждый металлический шкаф для документов встаёт туда, где его ждут по плану. Ниже — порядок действий от подготовки до первого рабочего дня.

За месяц до переезда: план хранения

Переезд — удобный повод избавиться от лишнего и не везти его на новое место. До упаковки пройдитесь по всем шкафам вместе с бухгалтером и кадровиком:

• составьте опись: какие группы документов есть, сколько их в погонных метрах полки и где они стоят сейчас;
• разделите их на текущие, которые понадобятся в первый же день, и архивные, которые можно упаковать заранее;
• документы с истёкшим сроком хранения выделите к уничтожению по акту — до переезда, а не после;
• назначьте ответственного за каждую группу: он упаковывает, сопровождает и принимает коробки на месте.

Отдельно решите, что делать с мебелью: какие шкафы и тумбы переезжают, какие пора заменить и чего не хватает для новых сотрудников.

План нового офиса: где встанут шкафы и рабочие места

Возьмите план помещения с размерами и расставьте на нём всё, что переезжает, — до того как грузчики занесут первую коробку. На что смотреть:

• двери, коридоры и лифт — пройдут ли шкафы целиком или их придётся разбирать;
• место перед распашными дверями шкафов и ящиками картотеки, чтобы они открывались полностью;
• розетки и свет у рабочих мест, проходы между столами;
• бухгалтерия и кадры — в комнатах, которые запираются, а не в проходной зоне;
• гардероб — у входа, чтобы не носить мокрую одежду через весь офис.

Если старая офисная мебель для сотрудников не подходит новому помещению по размерам или износилась, менять её удобнее до переезда: тогда новое привозят сразу по новому адресу и не таскают старое дважды. Пометьте на плане номер каждого шкафа и стола — эти же номера пойдут на коробки.

Как упаковать документы

Главное правило — коробка повторяет полку. Документы укладывают в том же порядке, в каком они стояли, и подписывают так, чтобы любой грузчик понял, куда её нести.

Коробки не перегружайте: бумага тяжёлая, и переполненная коробка рвётся на лестнице. Удобнее, когда у каждого отдела свой цвет метки.

Шкафы для документов: перевозка и сборка

Шкаф перевозят пустым: с бумагами внутри он слишком тяжёл, корпус может повести, а двери перестанут закрываться. Полки снимают или фиксируют, двери запирают, ключи кладут в конверт с номером шкафа. Сварные шкафы перевозят целиком, стоя, разборные можно разобрать, если они не проходят в лифт или двери. На новом месте шкаф ставят на ровный пол, проверяют уровнем, регулируют двери и крепят высокие модели к стене. Только после этого в него возвращают документы — из коробок с тем же номером.

Картотека: как перевезти и разобрать

Заполненная картотека весит много, и ящики на ходу выезжают. Поэтому папки из ящиков вынимают и раскладывают по коробкам в алфавитном или номерном порядке, подписывая каждую: «ящик 1, А–Г». Ящики закрывают на замок, картотеку перевозят вертикально и не кладут на бок. На новом месте её ставят на ровный пол у стены, проверяют, что ящики ходят свободно, и заполняют снизу вверх.

Если старая картотека отслужила своё — ящики заедают, замок не держит, — на новом месте проще поставить новый картотечный шкаф металлический с центральным замком и подобрать к нему подвесные папки по формату ящика.

Рабочие места и гардероб на новом месте

Столы, тумбы и кресла расставляют по плану с номерами, чтобы каждый сотрудник в первый день нашёл своё место. Кресло после перевозки стоит заново настроить под владельца: высоту, наклон спинки, подлокотники. Тумбы ставят под столы, гардероб собирают у входа и раздают ключи от секций под подпись.

Если команда выросла, посчитайте места заранее: на каждого — стол, кресло, тумба и секция гардероба, плюс одно-два свободных места для новых сотрудников. Недостающее лучше привезти к дню переезда, а не добирать по одному предмету в первые недели. Бюджет удобно считать на одно рабочее место: цена комплекта зависит от механизма и материала кресла, размеров стола, числа ящиков в тумбе и секций в гардеробе.

Сроки: что делать за две недели, неделю и день

• за две недели — упаковка архива, согласование с арендодателем времени заноса, грузового лифта и пропусков для грузчиков;
• за неделю — упаковка всего, кроме текущих документов; отделы получают коробки, метки и номера;
• накануне — текущие папки, деньги, печати и ключи; шкафы и картотеки освобождены;
• в день переезда — ответственные на обоих адресах, грузчики работают по плану с номерами шкафов и столов;
• в первый рабочий день — шкафы заполнены, кресла настроены, мелкие недочёты записаны в один общий список.

Как не потерять документы при переезде

• Опись составлена до упаковки, у каждой коробки есть номер в описи.
• Коробки с личными данными, деньгами и печатями едут отдельно и под присмотром ответственного.
• Документы перевозят по возможности одним рейсом, без ночёвки в машине или коридоре.
• На новом месте каждую коробку сверяют с описью, прежде чем распаковать.
• Распаковку начинают с бухгалтерии и кадров, затем текущие папки, архив — последним.
• Ключи от шкафов, картотек и комнат пересчитывают и раздают под подпись.

Частые вопросы

Придётся ли останавливать работу офиса? Обычно ненадолго: переезд назначают на конец недели, архив и мебель перевозят заранее, а текущие документы упаковывают в последний день.

Кто отвечает за документы при перевозке? Ваши ответственные. Грузчики переносят коробки, но не следят за описью, поэтому на обоих адресах нужен человек со списком.

Что делать, если от шкафа потерян ключ? Проверьте ключи от всех шкафов и картотек до упаковки. Если ключа нет, замок меняют заранее: вскрывать запертый шкаф в первый день на новом месте сложнее.

Переезд без потерь держится на подготовке: опись до упаковки, коробки, которые повторяют полки, пустые шкафы при перевозке, ответственный за каждую группу документов и план нового офиса с номерами. Тогда в первый рабочий день остаётся только расставить папки по знакомым местам.